Что нужно для размещения прайса на витрине дистрибьютора: какие данные и как обновлять

Размещение остатков на витрине упирается не в переговоры, а в данные. Хороший файл сопоставляется с каталогом почти целиком и выходит в поиск за один цикл. Плохой требует ручного разбора: строки не опознаются, цены неоднозначны, остатки устаревают быстрее, чем публикуются. Ниже — что нужно в файле, как это записывать и как часто обновлять.

Что происходит с вашим файлом

Прежде чем говорить о колонках, стоит понимать процесс. Присланный прайс сопоставляется с каталогом: по партномеру определяется, что это за изделие, к какой серии и производителю относится, есть ли уже такая карточка. Дальше позиция получает наличие и цену и выходит в живой поиск по партномеру и в товарный фид. Каталог — 422 тысячи позиций, 1794 серии, 317 производителей; чем точнее записан партномер, тем больше строк встанет в готовую структуру без разбора вручную. Порядок работы — на странице размещение складских остатков.

Обязательный минимум

Без этих трёх полей позиция не размещается:

• Партномер производителя. Полное обозначение, ровно как у изготовителя, со всеми суффиксами. Это ключ, по которому позицию найдёт снабженец.
• Количество. Реальный свободный остаток, а не «всего числится на складе».
• Цена. С явным указанием валюты и того, включает ли она НДС.

Всё остальное — усилители: они повышают долю опознанных строк и итоговую цену продажи.

Полезные поля

• Производитель. Снимает неоднозначность там, где партномера разных изготовителей похожи.
• Единица измерения и кратность. Штуки, метры, катушка; минимальная партия и шаг заказа.
• Упаковка и состояние. Заводская катушка, тубус, лента, россыпь, вскрытая упаковка.
• Дата производства или код даты партии. Влияет и на доверие, и на цену.
• Срок отгрузки. Со склада сегодня или через сколько дней.
• Наличие документов на партию. Плюс для покупателей с требованиями КД к документам: паспорта, сертификаты и отметки о приёмке по таким позициям запрашиваются отдельно.
• Комментарий. Всё, что не влезло в колонки: особенности партии, ограничения по продаже.

Как записывать партномер

Самое ценное правило всей статьи: партномер должен быть машиночитаемым. На практике это значит следующее.

• Пишите полное обозначение, а не усечённое. Суффиксы упаковки, температурного диапазона и исполнения — часть партномера.
• Не смешивайте партномер с описанием в одной ячейке. «Разъём СНЦ144-13/11ВО11-NWК новый в упаковке» — это описание, а не партномер; в файле нужны две отдельные колонки.
• Не заменяйте латиницу кириллицей. Визуально одинаковые буквы С, А, Е, О, Р, Х ломают сопоставление полностью. Это причина номер один нераспознанных строк.
• Сохраняйте регистр и разделители — дефисы, слэши, точки; один партномер — одна строка, без перечисления через запятую.
• Уберите внутренние коды из ключевой колонки. Свой артикул полезен, но он должен жить в отдельном столбце.

Отдельно про Excel: убедитесь, что программа не превратила обозначение в дату или число — партномера вида 05-08 регулярно приезжают искажёнными. Проще всего задать колонке текстовый формат до вставки данных.

Цена, валюта и НДС

• укажите валюту явно, отдельной колонкой или в заголовке — «цена» без валюты требует уточнения по каждой строке;
• укажите, включает цена НДС или нет: юрлицам мы выставляем счёт с НДС, и это должно быть однозначно;
• если цена ориентировочная или обсуждаемая от объёма — отметьте это в комментарии, а не оставляйте догадываться.

Заметьте: мы поставляем от 1 шт, поэтому позиции, которые вы готовы отдавать только целой катушкой, лучше пометить сразу — это влияет на то, как позиция показывается покупателю.

Формат файла и структура

• Excel или CSV — удобные форматы; PDF и скан требуют ручного переноса и задерживают публикацию.
• Одна шапка, один лист, без объединённых ячеек. Многоуровневые заголовки ломают автоматический разбор.
• Без промежуточных итогов и пустых строк-разделителей внутри таблицы.
• Одна строка — одна позиция, без блоков «производитель, а под ним позиции без указания производителя».
• Названия колонок могут быть любыми — важно, чтобы смысл каждой был однозначен.

Если у вас есть готовая выгрузка из учётной системы, чаще всего её достаточно: подгонять под шаблон не обязательно, разобраться в структуре — наша работа. Тот же принцип действует и при обратной задаче, когда вы присылаете нам потребность: обработка спецификации принимает файл в том виде, в каком он есть.

Как часто обновлять остатки

Устаревшие остатки хуже отсутствия остатков: покупатель делает запрос, получает отказ и больше не возвращается. Разумная логика периодичности:

• быстрый оборот, десятки сделок в месяц — обновление ежедневно или через день;
• средний оборот — раз в неделю; это рабочий минимум для большинства прайсов;
• редкие и штучные позиции — раз в две недели или в месяц, но с обязательной внеочередной правкой после каждой отгрузки;
• разовая распродажа остатка — фиксированный перечень с явной пометкой, что позиции уходят до исчерпания.

Практичнее договориться о регулярной выгрузке одного формата: обновление пройдёт без ручного разбора, а витрина совпадёт со складом. О снятых позициях сообщайте отдельно — строка с нулевым количеством понятнее, чем молча исчезнувшая из файла.

Частые ошибки, из-за которых строки не размещаются

• кириллица в латинских партномерах и наоборот;
• партномер и описание в одной ячейке;
• количество указано «всего по складу», включая зарезервированное под собственное производство;
• цена без валюты и без указания на НДС;
• файл в PDF или фотография таблицы, объединённые ячейки и подытоги внутри таблицы;
• прайс прислали один раз и не обновляли — витрина показывает наличие, которого давно нет.

Что готовить до отправки прайса

Если вы только подступаетесь к разбору склада, начните не с файла, а с ревизии: какие позиции реально свободны, в каком они состоянии и что из этого имеет спрос. Порядок разбора описан в статье неликвиды на балансе: как превратить в деньги, а сравнение способов реализации — в материале как продать складские остатки.

Как разместиться у нас

Пришлите прайс в любом виде — сведём с каталогом, покажем, какая часть перечня опознана и какая имеет спрос, и согласуем порядок обновления. Продажу, документы и логистику берём на себя: счёт с НДС юрлицам, оплата картой физлицам, отгрузка транспортными компаниями по России, поставка от 1 шт. Отдельный поток запросов дают редкие и снятые с производства позиции: если такие есть в остатках, отметьте их — им посвящена страница EOL и дефицит.

Условия размещения — на странице размещение складских остатков, написать напрямую можно через контакты. Нужны встречные закупки — смотрите раздел комплексные поставки.